مالتی تسکینگ چیست و چه تأثیری بر عملکرد شما دارد؟ - وبلاگ کشتی گیران

به گزارش وبلاگ کشتی گیران، اگر حین خرید از مغازه، ایمیل خود را چک می کنید، هنگام رانندگی با تلفن صحبت می کنید، دو گزارش فایل را هم زمان ویرایش می کنید، هنگام درس خواندن با یک دوست چت می کنید و… شما در حال اجرا چندوظیفگی (مالتی تسکینگ) هستید. تمام این ها مثال هایی از مالتی تسکینگ است.

مالتی تسکینگ چیست؟

چندوظیفگی انسانی یا همان مالتی تسکینگ (Multitasking) به صورت بسیار ساده به انجام هم زمان بیش از یک کار گفته می گردد.

هنگام مالتی تسکینگ چه اتفاقی در مغز رخ می دهد؟

علم عصب روان شناسی می گوید مغز ما به نحوی طراحی شده که در هر لحظه تنها روی یک موضوع تمرکز می گردد و یک کار را می تواند انجام دهد. انسان موجودی مالتی تسک نیست، بلکه تنها تمرکز خود را سریعا بین وظایف و کارهای مختلف جابه جا می نماید. در واقع، کارها را هم زمان انجام نمی دهیم، بلکه با تغییر و جایگزین کردن سریع آن ها را پیش می بریم. طبق مطالعات، تنها 2.5 درصد افراد می توانند به صورت مفید و کارآمدی مالتی تسکینگ انجام دهند.

مطالعات دانشگاهی حاکی از آن است که زمانی که سعی داریم 2 یا چند کار را به صورت هم زمان پیش ببریم، کارایی و بهره وری کمتری خواهیم داشت و احتمال اشتباه کردن هم بالاتر می رود. اگر این کارها پیچیده و مستلزم توجه بیشتری باشند، این احتمالات افزایش پیدا می نماید.

البته این موضوعات احتمالا برای مالتی تسکنیگ در کارهای روتین روزانه چندان صدق نمی نمایند. مثلا گوش دادن به موسیقی هنگام راه رفتن یا مرتب کردن لباس ها حین تماشای تلویزیون. ولی هرچه کارها پیچیده تر باشند، اثرات منفی چندوظیفگی هم افزایش پیدا می نماید.

مالتی تسکینگ در واقع تمرکز و حواس ما را تقسیم می نماید. بنابراین نمی توانیم تمام تمرکز خود را به یک موضوع معطوف کنیم و در نتیجه کیفیت کارها کاهش پیدا می نماید. طی یک مطالعه، انجام کارهای متفرقه حین رانندگی آنالیز شده بود که نشان داد بر عملکرد فرد در رانندگی تأثیر منفی می گذارد. تحقیقات دیگری هم اعلام کردند که افرادی که سعی می نمایند چند کار را هم زمان انجام دهند، حتی زمانی که می خواهند تنها روی یک موضوع تمرکز نمایند حواس پرتی بیشتری دارند و تمرکز برای آن ها سخت تر است. متخصصان بر این باور هستند که هرچه بیشتر در راستای مالتی تسکینگ کوشش کنیم، دست آورد ما کمتر می گردد. چراکه به توانایی تمرکز کافی برای یادگیری را به آرامی از دست می دهیم.

آیا زن ها در انجام چندوظیفگی بهتر عمل می نمایند؟

پاسخ کوتاه به این سؤال بله است.

طبق تحقیقات و آزمایش هایی که صورت گرفته، زن ها در این زمینه عملکرد خیلی بهتری از مردها دارند. طی آزمایشی که به تازگی صورت گرفته بود، از شرکت نمایندگان درخواست شد تا روی یک تردمیل راه بفرایند و دست راست خود را بچرخانند (کاری که از نیمه سمت چپ مغز استفاده می نماید)، در همین حین، بعضی سؤالات فکری از آن ها پرسیده می شد؛ تصاویری از کارت های رنگی نمایش داده می شد که روی هر کار، نام رنگ هم نوشته شده است و روی بعضی نام رنگ و رنگ کارت همخوانی ندارند. شرکت نمایندگان باید هرچه سریع تر این کارت ها را شناسایی می کردند. نتایج این آزمایش حاکی از عملکرد خیلی بهتر خانم ها بود.

با این حال، کارشناسان معتقدند مالتی تسکینگ کماکان برای تأثیر منفی در عملکرد افراد دارد و بهتر است از انجام آن اجتناب کنیم.

چطور توانایی مالتی تسکینگ خود را تقویت کنیم؟

در وهله اول، بهتر است از چندوظیفگی اجتناب کنید، چراکه واقعا رویکردی ایدئال نیست. تا جای ممکن کوشش کنید که هرگز به انجام این کار عادت نکنید. بعلاوه، هرگز اثربخشی را قربانی بازده و کارایی نکنید. چند وظیفگی شاید بعضی اوقات اجازه انجام سریع تر کارها را بدهد، ولی به احتمال زیاد از کیفیت انجام آن ها می کاهد. ولی اگر بنا به هر دلیلی چاره ای جز استفاده از آن ندارید، توصیه ما این است که راهکارها و استراتژی های زیر را جهت بهبود هرچه بیشتر و کاهش اثرات منفی آن به کار بگیرید.

• برنامه ریزی کنید

اولین قدم برای انجام چندوظیفگی، برنامه ریزی و معین اهداف است. شما نباید کوشش کنید چند کار را هم زمان پیش ببرید و انتظار داشته باشید تمام آن ها در زمان مقرر و به خوبی (همچون زمانی که روی هر کدام از آن ها تمرکز کامل و کافی دارید) انجام شوند.

برای آغاز، اهدافی واقع گرایانه و منطقی برای خودتان بنویسید. اگر اهداف شما خیلی بزرگ و غیرقابل دسترس باشند، استرس و نگرانی بی دلیلی به شما وارد خواهد شد. بهتر است این اهداف را به بخش های کوتاه تر و قابل دسترس تر هم تقسیم کنید. سپس، زمان کافی و معقولی را برای رسیدن به هرکدام از این اهداف معین کنید.

فهرستی از این کارها و زمان بندی ها تهیه نموده و آن ها را اولویت بندی کنید. این فهرست را می توانید در اپلیکیشن هایی مانند ترلو (Trello) یا اکسل (Excel) بنویسید. چراکه به تمرکز شما یاری می نمایند. به عبارت دیگر، سعی کنید همه چیز قبل از آغاز کار آماده باشد و زمانی که کار کردن را آغاز کردید، دیگر نیازی به برنامه ریزی بیشتر نداشته باشید. هیچ چیز بدتر این نیست که در میانه کار متوجه اشتباهات برنامه ریزی و زمان بندی شده و ناچار باشید دوباره بخشی از زمان و تمرکز خود را به این کار اختصاص دهید. یادتان باشد این موضوع خودش نوعی Multitasking به شما تحمیل می نماید!

• کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهید

چندوظیفگی به خودی خود یک فرایند بسیار پیچیده است و تأثیر منفی زیادی در عملکرد افراد دارد. ولی برای تسلط بیشتر بر انجام آن، بهتر است کارهایی را انتخاب کنید که از یک ماهیت و مرتبط با یکدیگر باشند. به عبارت دیگر، موضوعاتی که روی آن ها کار می کنید بهتر است با یکدیگر مشابه باشند. چراکه اگر قرار است فکر شما از کاری به کار دیگر بپرد، بهتر است آن ها مشابه بوده و نقاط اشتراک بیشتری داشته باشند. حافظه کوتاه مدت شما نمی تواند مقادیر خیلی زیادی اطلاعات مختلف و متنوع را در خود نگه دارد. بنابراین، سعی کنید کارهایی از یک پروژه یا کارهایی که فرایند مشابه دارند را به صورت مالتی تسکینگ انجام دهید.

به عنوان مثال، اگر چندین پروژه برای مشتری های مختلفی را انجام می دهید. پروژه های مشابه هرکدام از مشتری ها را با یکدیگر پیش ببرید. در این حالت فکر شما بازدهی بیشتری داشته و کارها هم آسان تر پیش می فرایند.

• عوامل حواس پرت نماینده را از بین ببرید

حواسی پرتی دشمن شما است. حتی زمانی که روی ساده ترین پروژه ها کار می کنید هم حواس پرتی می تواند مضر باشد؛ بنابراین، وقتی چند کار را هم زمان انجام می دهید، این عوامل می توانند اثراتی فاجعه آمیز به همراه داشته باشند. راه های زیادی برای مبارزه با آن ها وجود دارد. ولی در وهله اول باید این عوامل را به خوبی شناسایی کنید. شاید بستن درب دفتر مشکل شما را حل نماید. شاید هم بهتر باشد برای چند ساعت در اتاق کنفرانس خالی شرکت به کارتان بپردازید. قطع کردن اینترنت لپ تاپ، خاموش کردن تلفن همراه و… همگی می توانند راهکارهایی برای افزایش تمرکز باشند. شاید هم دلتان بخواهد برای افزایش تمرکز به موسیقی گوش دهید. تمام این ها بستگی به تکنیک شخصی شما دارند.

قانون را در خاطر داشته باشید؛ فکر شما ظرفیت محدودی برای تمرکز دارد و در هر لحظه تنها روی یک موضوع متمرکز می گردد. برای انجام چند کار، فکر باید از کاری به کار دیگر بپرد. بنابراین، هرچه این پرش ها کمتر باشند، عملکرد بهتر خواهد بود.

به صورت طبیعی، بعد از چند ساعت تمرکز و کار کردن، فکر شما می خواهد که آزاد گردد و به مسائل دیگری فکر کند. به همین دلیل خیلی ضروری است که دقت کنید هیچ عامل بیرونی به این موضوع دامن نزند. چندوظیفگی (مالتی تسکینگ) مستلزم تمام حواس و تمرکز شما است و نباید اجازه دهید چیزی برای شما ممانعت ایجاد کند.

• پیشرفت کار را به صورت مداوم آنالیز کنید

در مرحله اول، شرح دادیم که باید کارها به بخش های کوچک تر تقسیم نموده و آن ها را برنامه ریزی و زمان بندی کنید. هر چند ساعت باید دوباره به همان برنامه ریزی بازگشته و آن ها را آنالیز کنید. اگر پیروز شده باشید به تمام اهداف و برنامه ها در زمان مقرر برسید، در راستا درستی قرار دارید. در تمام طول راستا دقت داشته باشید که همه چیز طبق برنامه پیش می رود. در مجموع، توصیه می کنیم که اهداف کوتاهی تنظیم کنید که به راحتی قابل ردیابی باشند.

نرم افزارها و وب سایت های بسیار خوبی برای مدیریت برنامه ها وجود دارند و می توانند یاری زیادی به شما نمایند. ابزارهایی مانند Trello می توانند یاری نمایند که انجام این کارها را بهتر و مؤثرتر مدیریت کنید.

• استراحت کنید

کار کردن مداوم و برای مدت طولانی در طول روز به هیچ عنوان توصیه نمی گردد. عملکرد و بازدهی مغز بعد از مدتی کاهش پیدا می نماید و به استراحت نیاز دارد. بنابراین دقت داشته باشید که همواره در حین کار استراحت هایی را به صورت مداوم برنامه ریزی کنید. لزومی ندارد که این استراحت ها طولانی باشند. چند مرتبه استراحت کوتاه مدت در طول روز می تواند تأثیر چشمگیری در بهبود عملکرد شما داشته باشد. از آنجایی که مالتی تسکینگ مستلزم تمرکز و انرژی خیلی بیشتری است، نه استراحت ها نه تنها اهمیت بیشتری پیدا نموده، بلکه شاید حتی نیاز باشد که تعداد آن ها را هم افزایش دهید.

• زمانی را به مرور کارها اختصاص دهید

وقتی تمام اهداف کوچک و بزرگ تمام شد و پروژه به اتمام رسید، ضروری است که زمانی را هم برای توجه و بازبینی جزئیات در نظر بگیرید. در این مرحله باید تمام کارها را دوباره مرور کنید. این کار ممکن است غیرمولد به نظر برسد، شاید هم فکر کنید که اتلاف وقت است. اما فرایند آنالیز مجدد یکی از اصلی و ضروری ترین مراحل هر پروژه است. این موضوع به خصوص زمانی اهمیت دارد که چند کار را به صورت مالتی تسک انجام داده باشید. از آنجایی که احتمال بروز اشتباه در این روش کاری بیشتر است، آنالیز مجدد اهمیت بیشتری پیدا می نماید.

همه افراد به یک روش چندوظیفگی نمی نمایند، چراکه توانایی های مغز همه ما با یکدیگر فرق دارد. ولی از آنجایی که مغز انسان توانایی مالتی تسکینگ کامل و پیروز را ندارد، ضروری است از ابزارها و استراتژی های فوق برای بهبود عملکرد مغز در این فرایند یاری بگیریم. با تکرار و تمرین زیاد، تا حدی می توانید بر این ضعف فارغ شده و عملکرد مالتی تسک خود را بهبود ببخشید.

منابع: fairygodboss | michaelpage | clevelandclinic